Sejumlah
usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan
dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (database management
system), atau DBMS. Perusahaan-perusahaan beralasan bahwa jika mereka mengelola
data mereka dengan menerapkan DBMS yang berbasis computer, mereka berarti juga
akan mengelola informasi mereka.
Perhatian
seharusnya juga diberikan pada pengolah informasi (information processor) yang
mengubah input menjadi output. Pengolah ini meliputi perangkat keras dan
perangkat lunak, sera orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan
menggunakan system. Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya
tersebut.
Macam- macam� Sumber Daya Informasi :
- Hardware
- Software
- Spesialis informasi
- Pemakai (Manusia)
- Fasilitas(Mesin)
- Database
- Informasi
1. HARDWARE
(PERANGKAT KERAS)
Hardware
merupakan element dari sistem computer. Merupakan perangkat yang dapat lihat
dan dapat sentuh secara fisik, seperti perangkat masukan, perangkat pemroses,
maupun perangkat keluaran.
Peralatan
ini umumnya cukup canggih. Dapat bekerja berdasarkan perintah yang ada padanya,
yang disebut juga dengan instruction set. Dengan adanya perintah yang
dimengerti oleh mesin tersebut, maka perintah tersebut melakukan berbagai
aktifitas kepada mesin yang dimengeri oleh mesin tersebut sehingga mesin bisa
bekerja berdasarkan susunan perintah yang didapatkan olehnya.
Contoh dari
hardware misalnya : CPU, monitor, mouse, printer, dan lain-lain.
Istilah yang
berkaitan dengan hardware antara lain :
◊ Hardware
key : sarana fisik yang digunakan untuk mengamankan sistem komputer dari
penggunaan yang tidak sah.
◊ Hardware
check : check otomatis, automatic yang dilaksanakan oleh hardware untuk � � mendeteksi kesalahan atau problem in.
◊ Hardware
sharing : bagi pakai hardware secara bersama-sama. Dengan adanya fasilitas
jaringan network kemudian menggunakan.
◊ Hardware
monitor : board level circuit terpisah yang digunakan untuk mengawasi kinerja
sistem yaitu sistem hardware atau software.
◊ Hardware
control : pengontrol perangkat keras.
2. SOFTWARE
(PERANGKAT LUNAK)
Merupakan
sekumpulan perintah yang dijalankan (atau dieskusi) oleh komputer. Program
komputer ini terdiri dari susunan logika untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu di komputer. Melibatkan berbagai komponen dalam computer, seperti
system operasi, program, dan data yang disimpan atau dibaca. Logika yang ada
dalam perangkat lunak tersebut disusun sedemikian rupa sehingga computer dapat memahami
dan menjalankan instruksi yang terkandung didalamnya.
Perangkat
lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik, software memang tidak
tampak secara fisik dan tidak berwujud benda tapi bisa mengoperasikannya.
Pengembangan
software berbasiskan open source, saat ini telah menjadi suatu fenomena
tersendiri. Model ini telah berkembang sejak awal mula perkembangan teknologi
computer, namun kini telah menjadi semakin populer terutama berkat pemakaian
internet di berbagai bidang. Banyak software-software yang mendukung internet
merupakan software open source. Saat ini open source telah menjadi suatu tren
dan berita besar di berbagai media massa. Berbagai perusahaan perangkat lunak
besar, seperti IBM, Oracle, Sun, pun berbondong-bondong mengumumkan bahwa
produk-produk yang dihasilkannya adalah produk open source. Namun apakah
sebenarnya open source tersebut. Disebut juga dengan perangkat lunak, merupakan
kumpulan beberapa perintah yang dieksekusi oleh mesin computer dalam
menjalankan pekerjaannya. perangkat lunak ini merupakan catatan bagi mesin
komputer untuk menyimpan perintah, maupun dokumen serta arsip lainnya.
Software
merupakan data elektonik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer itu
sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau intruksi yang akan
dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer
untuk menjalankan perintah yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya
tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah
melalui perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta data-data
yang diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal,
diantaranya adalah system opersi program, dan data. Software ini mengatur
sedemikian rupa sehingga logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.
Istilah yang
berkaitan dengan software antara lain :
� Software house : rumah
pemroduksi perangkat lunak
� Software driver : berupa
sebuah program atau software yang digunakan di sistem komputer.
� Software design : kegiatan
menterjemahkan masalah yang sudah didefinisikan ke dalam bentuk yang mudah
dimengerti oleh pemakai.
� Software testing : uji
coba terhadap program yang telah dikerjakan.
� Software developer :
pengembang software atau perangkat lunak. Baik perorangan maupun melalui suatu
instansi berbadan hukum.
3. SPESIALIS
INFORMASI
Spesialisasi
informasi (information specialist) untuk mengambarkan pegawai perusahaan yang
sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara system berbasis
komputer.
5 golongan
utama spesialis informasi :
a. Analis
Sistem (system analist)
Analis
sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki
sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan
masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu
pemecahan masalah.
b. Pengelola
Database (database administrator)
Pengelola
database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database
yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.
Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang
penting ini.
c. Spesialis
Jaringan (network specialist)
Spesialis
jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan
komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.
Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.
Gerakan baru dari spesialis jaringan, yang disebut webmaster, memiliki keahlian
khusus dalam menggunakan World Wide Web.
d.
Programmer
Programmer
menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode
instruksi-instruksi yang menyebabkan computer mengubah data menjadi informasi
yang diperlukan pemakai.
e. Operator
Operator
menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe dan
komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas
di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan
tugas-tugas serupa lainnya.
4. PEMAKAI
(MANUSIA)
End user
sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk akhir suatu sistem berbasis
komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau
sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.
End-user computing
berkembang karena empat pengaruh utama, yaitu :
a.
Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
b. Antrian
jasa informasi
c. Perangkat
keras yang murah
d. Perangkat
lunak jadi
Peran
pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem, tetapi
harus melakukan sebagian pengembangan sistem. Pemakai akan bekerja dengan para
spesialis informasi bersama-sama mengembangkan sistem. Karena itu, konsep EUC
tidak berarti bahwa para spesialis informasi tidak dibutuhkan lagi. Sebaliknya,
ini berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran
konsultasi daripada sebelumnya.
EUC
memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama : EUC menyeimbangkan
kemampuan pengembang dengan tantangan sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi
kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.
Karena
manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber
daya informasi yang memungkinkan EUC untuk bertumbuh dan berkembang. Mengenai
risiko, jenis pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa
informasi harus diterapkan pada area pemakai.
5. FASILITAS
(MESIN)
Fasilitas
merupakan sumber daya untuk menyimpan dan mendukung sisem informasi, contohnya
teknologi informasi. Dengan menggunakan fasilitas yang ada untuk menyimpan dan
mendukung sumber daya tersebut.
6. DATABASE
Basis data
(database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data
meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau
informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang
penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan
informasi pada para pengguna atau user.
Penyusunan
basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan
diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database
Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan
(query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau
penggantian (update) data, serta pembuatan report data.
Tujuan utama
DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem
menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi
data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan
adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat
digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur
data.
Basis data
menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data
yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas,
organisasi data dan update menjadi rumit.
Jadi tujuan
dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :
� Menyediakan penyimpanan
data untuk dapat digunakan oleh organisasi saat sekarang dan masa yang akan
datang.
� Kemudahan pemasukan data,
sehingga meringankan tugas operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan
oleh pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data
yang ditangani.
� Pengendalian data untuk
setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan
spesifik yang terjadi di setiap sistem.
� Pengamanan data terhadap
kemungkinan penambahan, pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.
7. INFORMASI
Informasi
adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Atau data adalah representasi dunia
nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa,
pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dll, yang direkam dalam bentuk
angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Output
informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta
orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer
berada pada semua tingkat organisasional perusahaan, dan dalam area bisnis.
Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer
memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu
mengerti komputer (computer literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu
mengerti informasi (information literate).
Pada saat
ini kegiatan Data Processing sudah semakin luas, baik yang berorientasi kepada
ilmu pengetahuan, komersil/bisnis maupun kegiatan pemerintahan, sehingga data
yang diolahpun akan bermacam-macam sesuai dengan bidang pekerjaan tersebut.
Bahwa data
tersebut merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih
berguna dan lebih mempunyai arti.
Informasi
adalah hasil pengolahan data atau hasil proses dari data tersebut.
Proses
perubahan dari data menjadi informasi merupakan fungsi utama dari pengolahan
data. Cara pengolahan data menjadi informasi tersebut bisa bermacam-macam
misalnya secara manual (sempoa), mekanis (register), elektris (kalkulator) dan
elektronik (komputer).
CEO (chief
executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam
operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua
dewan direksi. Selain itu juga dikenal istilah CFO (chief financial officer),
COO (chief operating system), dan CIO (chief information officer).
Sumberdaya
yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO.
CIO
merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak perusahaan, bertanggung jawab
atas salah satu area fungsional utama jasa informasi. CIO merupakan anggota
komite eksekutif dan bekerjasama dengan para eksekutif lain dalam perencanaan
strategis.
Istilah CIO
mempunyai pengertian lebih dari sekedar suatu gelar. CIO adalah manajer jasa
informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk
memecahkan masalahyang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga
berbagai bidang lain dari operasi perusahaan/organisasi.
Konsep CIO
mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif.
Sumberdaya
informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area
pemakai.
Seorang
manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO paling tidak dengan mengikuti
saran-saran berikut :
a.� Alokasikan waktu untuk
bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.
b. Membangun
kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini. Jangan menunggu hingga
diundang.
c. Fokuskan
pada perbaikan proses dasar bisnis.
d. Jelaskan
biaya-biaya information systems (IS) dalam istilah-istilah bisnis.
e. Bangun
kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
f. Jangan
bersifat defensive.
g. Ketika
perusahaan semakin banyak memperoleh sumberdaya informasi dan tersebar
diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumberdya informasi menjadi lebih rumit.
Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi juga pada
semua manajer dalam perusahaan tersebut.
Semua
manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis
jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa
informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation).
Walau metode
tersebut masih dipraktekan, tidak ada jaminan bahwa sumberdaya informasi yang
dibutuhkan tersedia.masalah tersebut dapat dipecahkan dengan mengembangkan
rencana-rencana strategis untk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan.
Pendekatan tersebut dinamakan perencanaan strategis sumberdaya informasi
(strategic planning for information resources �
SPIR). Hasil dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan
sumberdaya informasi bagi tiap subsistem CBIS pada periode yang tercakup dalam
jangka waktu perencanaan startegis.
Tugas SPIR
menjadi semakin rumit karena meningkatnya end-user computing � EUC.
Tidak semua
pemakai akhir memiliki kemampua yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan
menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan ada yang memiliki
keahlian pemrograman, serta sebagian lagi adalah spesialis informasi yang
ditempatkan pada area pemakai. Meskipun semakin banyak system yang dikembangkan
oleh pemakai akhir, system-sistem tersebut cenderung relative sederhana, DSS,
dan system OA yang dimaksudkan untuk individu. System-sistem selebihnya tetap
dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi.
EUC
menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban kerja pengembangan
system kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko EUC
berkaitan dengan sistem yang buruk sasarannya, sistem yang rancangan dan
dokumentasinya, penggunaan sumberdaya perangkat keras dan perangkat lunak yang
tidak efisien, hilngnya integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko
tersebut dapat dikurangi dengan pengendalian manajemen.
Gagasan
bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah
suatu paradigma baru, yang disebut dengan manajemen sumberdaya informasi
(information resource management �
IRM). IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan
perusahaan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumberdaya
informasi, dan para pemakai.
IRM
berkembang jika :
a.
Perusahaan memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif;
b. Para
eksekutif menyadari bahwa jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama;
c. Para
eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka;
d. Para
eksekutif memperhatikan sumberdaya informasi ketika membuat perencanaan strategis;
e. Terdapat
suatu rencana strategis sumberdaya informasi yang formal;
f. Rencana
tersebut membahas end-user computing.
Bagan sistem informasi perusahaan
thank your nice information
BalasHapus